Comment obtenir l’adhésion de vos collaborateurs à la mise en place d’un nouvel ERP ?
Que vous soyez dirigeant, DSI ou chef de projet, l’un des défis les plus importants est de faire adhérer ses équipes au changement.
Le changement est généralement quelque chose qui inquiète.
Pour l’accepter, vos collaborateurs doivent en comprendre la logique, les enjeux, les implications et améliorations qu’ils peuvent en attendre au niveau de l’entreprise, mais également de leur propre fonction.
L’intégration d’une nouvelle solution métier au sein d’une entreprise nécessite d’être accompagnée et doit apparaître comme légitime et pertinente pour emporter l’adhésion des utilisateurs.
« Si un utilisateur ne croit pas au système, il créera un système parallèle. Ni l’un ni l’autre ne fonctionneront correctement. » Loi de Golub n°14
Voici quelques recommandations pour réussir cette transition.
1. Impliquer les futurs utilisateurs dès la phase de recherche de la solution métier.
Ainsi, le changement à venir sera perçu comme une amélioration et non comme une contrainte. Chacun, quel que soit son rôle, participera à la réflexion sur les enjeux et les améliorations qu’apportera le nouvel outil.
Des problématiques seront abordées et vous pourrez expliquer comment cette nouvelle solution peut y répondre. Il s’agira également de rassurer les futurs utilisateurs, car la résistance au changement vient souvent de la peur de ne pas y arriver.
2. Constituer une équipe projet en intégrant les référents métier de l’entreprise dans le processus de déploiement de la solution :
Toute personne qui apporte son expertise au projet devient acteur et non plus spectateur. De plus, ces personnes feront le lien entre l’équipe de développement et les futurs utilisateurs. Vous aurez ainsi une meilleure analyse des besoins.
3. Communiquer tout au long du projet : de la conception au déploiement
La communication doit impliquer et responsabiliser les collaborateurs afin qu’ils s’approprient le projet. Elle doit être régulière pour faciliter l’acquisition des nouvelles pratiques et portera sur les étapes de mise en place de la nouvelle solution, l’agenda et les points de validation, le rôle des différents acteurs de l’équipe projet dans l’entreprise et chez le prestataire externe, les améliorations attendues.
4. Organiser les formations
La formation de vos collaborateurs doit permettre à chacun de prendre ses marques vis-à-vis de ce nouvel outil. Elle doit être adaptée et personnalisée en fonction des besoins des utilisateurs. L’idéal est d’intégrer la solution dans un contexte métier et non théorique (formation sur des situations réelles).
Les utilisateurs devront être accompagnés sur la durée. Assurez-vous qu’il existe un centre de ressource (support de formation en ligne, guide d’utilisation détaillé, base documentaire etc…) afin qu’ils puissent revenir sur une fonctionnalité à tout moment. Ils pourront ainsi se perfectionner sur l’utilisation du logiciel. Un utilisateur qui se rend compte que l’entreprise met tout en oeuvre pour faciliter son apprentissage adhèrera plus facilement au changement.
5. Valoriser l’identité professionnelle et son évolution
La transition vers un nouvel outil métier doit être valorisée et présentée comme le renforcement d’une identité professionnelle. Le pilotage d’une transition opérationnelle, voire organisationnelle doit tenir compte de la façon dont chaque individu reconstruira son identité professionnelle.
6. Le coût et le mode d’acquisition
N’oubliez pas qu’un logiciel de gestion de projet est un investissement à long terme, il est donc essentiel de comparer les coûts totaux sur plusieurs années. Un logiciel ERP peut être acheté sous forme de licence ou par abonnement mensuel. Vérifiez l’offre proposée par les éditeurs de votre short-liste. Le coût d’une telle solution englobera notamment les licences et les infrastructures selon le modèle, le déploiement, le temps de projet et d’intégration, la maintenance et le support, l’achat de modules supplémentaires s’il n’y a pas d’offre globale, de futures évolutions standards ou spécifiques…
7. Et enfin, rester à l’écoute des utilisateurs.
Outre la possibilité de mettre en place d’éventuelles mesures correctrices et d’anticiper les évolutions ultérieures, il est important de donner régulièrement la parole aux utilisateurs pour faire perdurer l’adhésion des équipes à l’outil déployé.