Quand planification rime avec efficacité, confort au travail et rentabilité.
La charge de travail est une question qui revient régulièrement dans les discussions entre collaborateurs. L’alternance de surcharge et de temps mort nuisent à l’organisation tout comme à la visibilité à court et long terme.
In fine, cela peut nuire à la stratégie d’une entreprise en entraînant une baisse de la rentabilité et une augmentation du turnover.
Comment y remédier ? En travaillant notamment sur les conditions de travail des collaborateurs.
Une bonne organisation, individuelle et en équipe, permet au projet d’avancer sereinement jusqu’à son achèvement avec une véritable approche qualité. Il s’agit d’un facteur de motivation important pour tous.
Comment peut-on définir la charge de travail ? Il s’agit du le temps qu’un collaborateur passe réellement sur une mission et donc du pourcentage de temps réellement disponible pour produire.
Pourquoi doit-on la calculer ?
- Pour le dirigeant de l’entreprise, cela permet d’évaluer la faisabilité d’un nouveau contrat et sa rentabilité potentielle.
- Pour le chef de projet, il s’agit d’appréhender les ressources, et le temps dont il a besoin pour chaque projet ainsi que de manière globale
- Quant au DRH, il doit pouvoir programmer les futures embauches
Sans gestion de charge, il est donc quasiment impossible d’appréhender des projets de manière optimale.
De plus, une bonne organisation permet au projet d’avancer conformément aux engagements pris, et en maitrisant la qualité. Il s’agit d’un facteur de motivation important, individuellement et pour l’équipe.
Pour cela, vous devez :
1. Accorder le temps nécessaire à la planification
Ne croyez pas économiser du temps, dans l’urgence, en occultant les questions d’organisation.
Le stress pousse à passer directement à l’action, ce qui ne fait pas gagner de temps. Au contraire, vous en perdez, car le manque d’organisation fait perdre en efficacité, avec des conséquences physiques, et psychologiques telles qu’anxiété, panique, démotivation, etc.)
2. Soyez précis sur les buts immédiats et à long terme que vous vous fixez
Plus l’objectif est clair, plus l’organisation fonctionnelle à prévoir et la planification qui en découle seront précises.
La hiérarchisation des objectifs à atteindre permettra également d’optimiser la planification. En cas d’imprévus ou de perturbation, on saura quels objectifs privilégier et lesquels éventuellement décaler.
3. Gardez une vue d’ensemble et sur la durée
Une bonne planification doit permettre d’avoir :
- une vue d’ensemble du projet (sans rentrer dans le détail des tâches)
- une vue détaillée de chaque étape ou processus
Cela permet d’anticiper les problèmes potentiels et de prendre les décisions qui s’imposent.
4. Prévoyez donc en détail à court et à long terme
Une bonne planification commence par un découpage du projet en étapes et en processus utiles.
Réalisez une description aussi précise et détaillée que possible des étapes et des tâches à réaliser.
Répétez l’opération pour une estimation aussi exacte que possible du temps alloué à chaque étape et à chaque tâche.
Ces découpages dont les durées sont estimées de façon réaliste, permet d’étaler judicieusement leur réalisation en fonction du calendrier des livrables et de la charge de travail.
5. Prévoyez l’imprévisible, soyez souple et réactif
Les imprévus représentent la principale cause des perturbations de planning et de décalage dans les dates de livraison. Certaines tâches sont difficiles à estimer au préalable, des imprévus indépendants de l’entreprise viennent se greffer (intempéries, mouvements sociaux maladie, événements familiaux, …).
Il est donc pertinent de se laisser une marge de manœuvre, et d’être le plus réaliste possible dans l’estimation des durées et des capacités de travail.
6. Mettez à jour votre planning autant que nécessaire
Un planning vit au quotidien et doit évoluer au rythme du projet.
L’idée est simplement de donner un cadre à l’avancée du projet ! Communiquez cette notion à vos équipes. Il n’est pas question de contrôler, mais d’allouer à chaque mission et à chacun le temps nécessaire à la réalisation de son travail.
La planification n’est plus une contrainte, mais un outil d’amélioration des conditions de travail.
Cette planification dans l’entreprise se doit d’être agile, adaptable en toutes circonstances et une source de motivation pour les équipes en améliorant la visibilité de ces dernières.
Et plus elle est précise, plus vos analyses de charges et coût de production sont justes, ce qui vous permettra d’obtenir une vision en temps réel de votre rentabilité.